Regolamento generale per le ispezioni

Laboratorio Metrologico Ternano

Art. 1 – Introduzione

Il presente Regolamento descrive le procedure adottate da LMT – Laboratorio Metrologico Ternano S.n.c. (di seguito LMT) per lo svolgimento delle attività di ispezione (verifica ai fini della valutazione e/o controllo tecnico) effettuate in qualità di Organismo di Ispezione di Tipo “A” secondo la norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020 ed in conformità alle norme riportate successivamente all’Art. 5.

Il presente documento contiene le prescrizioni minime per disciplinare i rapporti tra LMT e l’Organizzazione richiedente il servizio di ispezione e può essere integrato da prescrizioni aggiuntive di Regolamenti per specifici settori ispettivi e/o da eventuali ulteriori prescrizioni inserite nel contratto.

Tutte le Organizzazioni che ne facciano richiesta formale, hanno accesso alle attività di ispezione, senza condizionamenti dovuti, ad esempio, alle dimensioni o all’appartenenza ad una particolare Associazione o Gruppo. Il presente Regolamento viene applicato in maniera uniforme ed imparziale a tutte le Organizzazioni che utilizzano i servizi di ispezione erogati da LMT.

Le condizioni qui riportate, si applicano alle attività di ispezione elencate all’Art. 3, salvo non sia diversamente specificato nelle offerte formulate, trasmesse all’Organizzazione.

Al fine di salvaguardare l’imparzialità, l’indipendenza e la riservatezza nelle attività di ispezione, LMT ed il suo personale si impegnano a non essere coinvolti nella progettazione, fabbricazione, installazione, manutenzione dell’oggetto ispezionato, né in qualsiasi altra attività che potrebbe compromettere il carattere di riservatezza, obiettività ed imparzialità del processo ispettivo.

Art. 2 – Etica comportamentale

L.M.T. si ispira ai princìpi di correttezza, trasparenza, onestà e integrità nella gestione delle sue attività in tutti i contesti dove opera.

In particolare:

  • Indipendenza di giudizio nelle proprie attività;
  • Trasparenza;
  • Tutela e rispetto per gli individui;
  • Rispetto dell’ambiente e della sicurezza.

L’applicazione di tali princìpi viene assicurata tramite un costante monitoraggio dei processi interni al Sistema di Gestione per la Qualità ed operando nel rispetto dei requisiti cogenti.

LMT si attiva preventivamente per un comportamento etico da parte di tutti i dipendenti, nonché per il rispetto integrale di tutte le leggi e regolamenti dei paesi dove svolge la propria attività.

Art. 3 – Scopo e campo di applicazione

Lo scopo del presente Regolamento è descrivere gli impegni reciproci che L.M.T. e l’Organizzazione richiedente si impegnano ad assolvere nel corso del rapporto contrattuale.

Il campo di applicazione del presente Regolamento comprende:

  • Verifiche in impianto di contatori e di sistemi di misura dell’energia elettrica attiva utilizzati in ambito fiscale;
  • Verifiche in laboratorio di contatori di energia elettrica attiva;
  • Verifiche in laboratorio di trasformatori di corrente e di tensione;
  • Verifiche sui contatori di energia elettrica attiva ai sensi del D.M. n. 93 del 21 aprile 2017.

Art. 4 – Definizioni

Di seguito sono riportate le definizioni relative ai termini utilizzati nel presente Regolamento.

Ispettore: personale tecnico qualificato e incaricato di eseguire l’attività di ispezione.

Ispezione: attività di verifica e controllo. Può consistere nell’esame di un progetto, processo, prodotto, servizio o sito e determinazione della loro conformità ai requisiti tecnici applicabili sulla base di un giudizio di conformità formulato da un tecnico qualificato per lo specifico settore ispettivo.

Organismo: Organismo di ispezione (nell’ambito del presente Regolamento, se non diversamente specificato, LMT) che svolge attività di ispezione in conformità alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012, ai requisiti tecnici delle norme di riferimento ed al presente Regolamento.

Organizzazione: Per organizzazione (nell’ambito del presente regolamento, la figura richiedente il servizio di ispezione) si intende una società, impresa, ditta, ente o associazione, giuridicamente riconosciuta o meno, pubblica o privata, che possieda proprie funzioni ed una sua amministrazione oppure una persona fisica. Per Organizzazioni con più unità operative, una singola unità operativa può essere definita come Organizzazione.

Art. 5 – Norme e documenti di riferimento

Di seguito sono riportate le principali norme e i documenti di riferimento per lo svolgimento delle attività di ispezione effettuate dall’Organismo.

  • UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012 – “Requisiti per il funzionamento di vari tipi di organismi che eseguono ispezioni”;
  • UNI EN ISO 9001:2015 – “Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti”;
  • DECRETO 21 APRILE 2017 N. 93 (Ministero dello Sviluppo Economico) – Regolamento recante la disciplina attuativa della normativa sui controlli degli strumenti di misura in servizio e sulla vigilanza sugli strumenti di misura conformi alla normativa nazionale e europea;
  • CEI 13-71 – “Sistemi di misura dell’energia elettrica (c.a.)”;
  • Circolari emesse dall’Agenzia delle Dogane e Monopoli, in particolare: 4/D del 30 maggio 2018, 6/D del 02 maggio 2017, 21/D del 13 settembre 2016, 24/D e 23/D del 29 dicembre 2015, 18/D del 18 dicembre 2015 e Prot. N. 0370-VIII del 15 dicembre 1953.

NOTA: Le guide applicative e le norme di riferimento di cui sopra potrebbero subire delle modifiche in seguito a nuove indicazioni degli enti di riferimento e/o di accreditamento.

Art. 6 – Gestione dell’attività ispettiva

Richiesta d’offerta

L’Organizzazione che vuole usufruire del servizio di ispezione fornito da LMT deve inoltrare richiesta d’offerta tramite mail, fax o telefonicamente a LMT. Nella richiesta, l’Organizzazione, oltre a specificare l’oggetto dell’attività ispettiva può allegare la documentazione tecnica relativa all’oggetto da ispezionare.  Tale documentazione, se indispensabile per lo svolgimento dell’attività ispettiva in campo, deve essere fornita per il prosieguo dell’iter ispettivo. Di seguito è riportato un elenco esemplificativo:

  • Schema unifilare dell’impianto dove il sistema di misura è installato;
  • Rapporto di verifica fiscale precedente;
  • Ultimo verbale di suggellamento (rilasciato dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli);
  • Certificati di taratura a banco di TA e TV associati al contatore (se presenti);
  • Nel caso in cui il sistema sia stato installato dal distributore e non sia stata mai eseguita alcuna verifica, allegare verbale di allaccio.

Sulla base delle informazioni ricevute, LMT emette un’offerta economica che invia all’Organizzazione richiedente unitamente al presente Regolamento e al modulo di richiesta informazioni integrative.

La firma, da parte dell’Organizzazione richiedente il servizio di ispezione, apposta sull’offerta inviata, rappresenta l’evidenza oggettiva dell’accettazione del presente Regolamento, applicabile ai servizi di ispezione indicati all’Art. 3.

L’offerta accettata deve essere inoltrata a LMT in formato pdf, timbrata e firmata negli spazi previsti. Eventuali modifiche apportate dall’Organizzazione saranno riesaminate dal Direttore Commerciale.

Nel caso in cui l’ispezione debba essere svolta presso soggetti terzi, l’Organizzazione si impegna ad assicurarne il consenso e l’accesso ai rispettivi siti e/o locali.

Svolgimento delle attività

In relazione a quanto stabilito nell’offerta ed ai carichi di lavoro, LMT pianifica le attività di ispezione individuando gli ispettori qualificati per svolgere l’attività e comunica all’Organizzazione la data dell’ispezione ed il nominativo dell’ispettore.

L’Organizzazione ha la possibilità di ricusare l’ispettore incaricato sulla base di giustificate motivazioni. In tal caso per le attività in oggetto sarà incaricato un altro ispettore.

Si ricorda che l’Organizzazione deve comunicare all’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli competente per territorio la data programmata per l’esecuzione delle verifiche almeno 2 giorni lavorativi prima del giorno delle verifiche.

Le attività di ispezione sono eseguite in conformità ai documenti tecnici, normativi e legislativi indicati all’Art. 5 del presente Regolamento.

L’ispettore incaricato esegue le verifiche pertinenti sull’oggetto da ispezionare e raccoglie, mediante modulo di raccolta dati, tutte le informazioni necessarie per la redazione del rapporto di verifica fiscale nel caso di attività ai fini fiscali o per la compilazione del Libretto Metrologico nel caso di attività di verifica ai sensi del DECRETO n.93 del 21 aprile 2017.

Emissione dei Rapporti di Verifica Fiscale (attività ai fini fiscali)

I Rapporti di Verifica Fiscali (di seguito RVF) sono emessi presso la sede della LMT a valle delle attività di ispezione e riportano i valori degli errori riscontrati durante l’esecuzione delle verifiche. Per la redazione di tali rapporti vengono utilizzati i modelli allegati alle Circolari 18/D del 18 dicembre 2015 e 24/D del 29 dicembre 2015 dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli.

I RVF redatti vengono anticipati all’Organizzazione in formato pdf per conferma delle informazioni anagrafiche.

Dopo la conferma da parte del cliente, i RVF sono riesaminati dall’Ufficio Tecnico al fine di verificare la corretta esecuzione della prova e che i dati e le informazioni relativi ai componenti del sistema di misura siano corretti rispetto ai precedenti certificati e al materiale presente nell’archivio debitamente custodito (e.g. foto-rilievi, dati scaricati dagli strumenti campione).  Il riesame dei RVF, in condizioni normali, viene effettuato entro 10 giorni dalla settimana successiva a quella in cui sono state svolte le attività di verifica. Nel caso in cui dal riesame risultino eventuali difformità rispetto alle procedure di verifica, che possano compromettere i risultati dell’attività ispettiva, LMT ne dà comunicazione all’Organizzazione e provvede alla programmazione di un nuovo intervento a suo carico.

I RVF sono firmati dall’ispettore, dal redattore e dal Direttore Tecnico che ne autorizza l’emissione. I RVF vengono spediti tramite corriere all’indirizzo concordato.

Lo scopo principale dell’attività ispettiva ai fini fiscali è quello di rilevare gli errori del sistema di misura in prova ai fini dell’accertamento dei flussi energetici. I risultati (sia essi positivi che negativi) vengono presentati all’Organizzazione mediante il suddetto RVF che sarà consegnato dall’Organizzazione stessa all’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli competente per territorio.

Pertanto, l’attività di ispezione fornita da LMT si ritiene conclusa dopo la consegna del RVF.

Compilazione del Libretto Metrologico (attività ai sensi del DECRETO n. 93, 21 aprile 2017)

Al termine delle attività ispettive, effettuate ai sensi del DECRETO n. 93 del 21 aprile 2017, viene apposto, sul contatore oggetto della verifica, un contrassegno adesivo che indica se lo strumento sia CONFORME (adesivo di colore verde) o NON CONFORME (adesivo di colore rosso).

L’esito della verifica viene riportato sulla lista di controllo utilizzata dall’ispettore per la raccolta dati. Tale lista serve come evidenza della verifica e da supporto per la compilazione del Libretto Metrologico in possesso del titolare del contatore.

Nel caso in cui la verifica abbia esito negativo, l’ispettore incaricato delle verifiche applica il contrassegno adesivo NON CONFORME e comunica al titolare del contatore di provvedere alla sostituzione e programmare una nuova verifica.

La lista di controllo compilata, contenente le prove e l’esito della verifica, viene mantenuta in archivio dall’Organismo, una copia trasmessa alla Camera di Commercio territorialmente competente e all’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli in caso di implicazioni fiscali, un’ulteriore copia è tenuta a disposizione delle Autorità di controllo da parte del titolare del contatore.

Tale lista di controllo viene riesaminata dal Direttore Tecnico al fine di verificare che l’esito assegnato dall’ispettore sia congruo e che le attività di verifica siano state svolte correttamente. Trascorsi 10 giorni lavorativi dopo la data della verifica ed in assenza di rilievi, l’esito dell’ispettore si intende confermato. In caso contrario ne viene data comunicazione all’Organizzazione per concordare le azioni da intraprendere.

Art. 7 – Utilizzo dei verbali di ispezione (RVF, lista di controllo e rapporti di verifica)

L’Organizzazione ha la possibilità di utilizzare, esibire o fare riferimento al verbale di ispezione per tutti gli scopi legali, promozionali o commerciali, purché non produca confusione o non induca in errore il destinatario sul suo effettivo significato; in particolare può pubblicizzarne il fatto nel modo che egli ritiene più opportuno, purché rigorosamente riferito all’oggetto dell’ispezione.

In caso di accertamento di comportamenti scorretti, LMT intraprenderà le azioni del caso a tutela dei terzi e della propria immagine.

La riproduzione dei verbali di ispezione rilasciati da LMT è possibile, purché riproducano integralmente l’originale; sono consentiti ingrandimenti/riduzioni purché il documento risulti leggibile e la sua struttura non risulti modificata.

Art. 8 – Reclami e ricorsi

L’Organizzazione, nei casi in cui lo ritenga necessario, può presentare reclami e/o ricorsi comunicando, entro 15 giorni dal rilascio del verbale di ispezione, a mezzo mail, fax o telefono le motivazioni per le quali il reclamo/ricorso è presentato. L’Ufficio Tecnico, con l’ausilio del Responsabile Qualità, provvede alla gestione del reclamo/ricorso dando all’Organizzazione, entro 2 giorni, informazioni sulle eventuali azioni intraprese per la risoluzione dello stesso.

La gestione del reclamo viene effettuata da personale non coinvolto nell’oggetto del reclamo/ricorso. Ogni reclamo e/o ricorso presentato è gestito con il vincolo di riservatezza e la loro gestione non dà luogo ad alcuna azione discriminatoria.

Art. 9 – Informazioni riservate

L’Organismo assicura che tutte le informazioni acquisite durante le attività di ispezione siano trattate in maniera strettamente riservata.

Nei casi in cui l’Organismo è obbligato per legge, o autorizzato da impegni contrattuali, a rilasciare informazioni riservate, il Cliente o il singolo interessato vengono preventivamente avvertiti, a meno che sia proibito dalla legge, delle informazioni fornite.

Tali informazioni si considerano riservate fino a quando non diventano di dominio pubblico.

Il personale dell’Organismo coinvolto nelle ispezioni è tenuto a vincoli di riservatezza; l’accesso e la consultazione dei documenti relativi alle attività di ispezione sono riservati solo al personale addetto alle funzioni dell’Organismo coinvolte nell’iter ispettivo.

Art. 10 – Impegni dell’organizzazione cliente

L’Organizzazione si impegna affinché tutte le condizioni necessarie, per l’effettuazione delle attività ispettive, siano garantite.

Con l’accettazione degli impegni contrattuali (e.g. offerta, accordo quadro), tramite apposizione di timbro e firma anche per accettazione delle clausole ivi indicate, si considerano accettate le condizioni del presente Regolamento Generale per le Ispezioni.

Pertanto, l’Organizzazione si impegna a:

  • operare conformemente a quanto riportato nel presente Regolamento;
  • mettere a disposizione tutte le risorse necessarie (personale, macchine, locali etc.) per il corretto svolgimento delle attività di ispezione previste;
  • rendere disponibile un tecnico rappresentante della Ditta titolare della Licenza fiscale d’esercizio in grado di supportare l’attività di verifica da parte dell’ispettore;
  • consentire l’accesso ai propri locali ed alla propria documentazione (ove necessario) agli ispettori incaricati da L.M.T., agli eventuali osservatori/assistenti ed agli eventuali valutatori degli Enti di Accreditamento ed assisterli durante le ispezioni;
  • a conclusione delle attività di ispezione assolvere ai pagamenti secondo quanto concordato nei documenti contrattuali.

Le attività di ispezione svolte da LMT vengono eseguite in conformità ai documenti tecnici, normativi e legislativi di riferimento riportati nel contratto, in revisione corrente e successive modifiche ed integrazioni.

Art. 11 – Condizioni economiche

Le offerte emesse dall’Organismo si basano sui listini per gli specifici settori ispettivi.

I pagamenti relativi alle attività ispettive svolte devono essere versati all’Organismo secondo le indicazioni riportate nelle fatture emesse e con le modalità indicate nei documenti contrattuali (e.g. ordine, accordo quadro).

Eventuali attività aggiuntive, che esulano da quelle indicate nei documenti contrattuali e la cui esecuzione si rendesse necessaria in sede di verifica in campo, saranno contabilizzate separatamente e previa autorizzazione del cliente.

NOTA: Nel caso in cui l’impianto non risulti nelle condizioni tali da garantire l’esecuzione delle attività oggetto del contratto, LMT si riserva la facoltà di addebitare € 150,00 a titolo di indennizzo delle spese sostenute.

Art. 12 – Responsabilità

L’Organismo è esonerato da ogni responsabilità in caso di mancata o incompleta comunicazione di informazioni o dati da parte dell’Organizzazione come anche nel caso che gli stessi non corrispondano alla realtà.

L’Organismo ha la responsabilità di verificare quanto concordato a livello contrattuale e non assume alcuna responsabilità nei confronti delle scelte tecniche adottate dall’Organizzazione per le quali l’Organizzazione stessa ne è l’unica responsabile, né dell’accertamento del rispetto di requisiti di legge non compresi nei documenti contrattuali.

L’Organismo non è in alcun modo responsabile di qualsiasi tipo di danno a terzi provocato dai prodotti, processi e servizi forniti dall’Organizzazione.

Art. 13 – Informativa sulla privacy

Ai sensi dell’art. 13 del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 s.m.i. denominato “Codice in materia di protezione dei dati personali”, il Laboratorio Metrologico Ternano Snc (di seguito LMT) desidera fornire al Cliente alcune indicazioni sul trattamento dei Suoi dati personali.

I dati personali oggetto di trattamento sono forniti liberalmente dal Cliente. I dati sono raccolti e trattati per finalità connesse o strumentali all’attività di LMT nonché per finalità statistiche e commerciali. Il trattamento dei dati potrà essere effettuato attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi ed anche previa loro comunicazione a società collegate cosi come a soggetti terzi che forniscono a LMT servizi di elaborazione dati o che svolgono attività strumentali o complementari a quella di LMT stessa.

Il conferimento dei dati personali del Cliente è necessario per la stipula e l’esecuzione del contratto per gli adempimenti degli obblighi di legge. Un suo eventuale rifiuto comporterebbe l’impossibilità per LMT di fornirle i servizi richiesti.

LMT informa altresì che, in relazione ai predetti trattamenti, il Cliente potrà esercitare i diritti di cui all’art. 7 del D.lgs. 196/2003 ed in particolare il diritto: 1) di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intellegibile; 2) di ottenere l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità di trattamento, della logica applicata ai trattamenti informatizzati, degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili, dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza; 3) di ottenere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente comunicati o diffusi, fatta eccezione per i casi previsti dalla legge; 4) di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. Titolare e responsabile del trattamento, ai sensi del D.lgs. 196/2003, è la società L.M.T. – Laboratorio Metrologico Ternano di Stentella Angelo e Stefano & C. Snc con sede in Via dell’impresa, 28, 05100 Terni (TR).

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